5 acciones para generar ahorro

Es tarea de cada ente público hacer uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos, conforme acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto, para poder generar ahorro; que puede ser usado en situaciones extraordinarias o en aquellas áreas que puedan potencializar los resultados de las actividades sustantivas.

Los costos de operación, gastos generales y mantenimiento, son los rubros más importantes sobre los cuales se debe poner atención para reducir tus gastos e incrementar tu fondo de ahorro. A pesar de parecer un gasto mínimo, es la inversión constante en ellos lo que provoca que los costos se incrementen.   

La reducción y optimización de gasto presupuestal es un tema estratégico. Al desarrollar esta labor es necesario enfocarla en rubros claves, sobre los cuales se tenga mayor control y que al reducirlos no afecte el desarrollo de las labores sustantivas.

Es un error esperar una crisis para iniciar un programa para lograr la máxima eficiencia del presupuesto, tener un control estratégico de gastos debe ser una tarea permanente.

No existe una formula exacta a la hora de buscar generar ahorro, pero a continuación te compartimos una serie de consejos para encaminarte en esta importante tarea:

1. Analiza y justifica.

Revisa todo tipo de gastos, comparando con meses o períodos anteriores, y pon atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución. Solicita a tu equipo de trabajo por área que “justifique” cada gasto y que explique o detalle sobre los gastos ya ocurridos. Posteriormente, responde estas tres preguntas: ¿Es necesario este gasto? ¿Se puede reducir? ¿Es posible posponerlo?

2. Seguimiento del presupuesto

Es importante establecer un mínimo y un máximo del presupuesto de gastos, contemplando un ideal de ahorro. Monitorear mes a mes, evaluar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes, tanto para ajustar tu meta de ahorro, decidir donde puedes reducir costos o dónde es posible generar un mayor gasto en función de mejorar tu gestión.

3. Trabajo en equipo

Reducir o recortar gastos es difícil, por lo que, es necesario contar con el apoyo y colaboración de todo tu equipo de trabajo. Impulsa la participación activa de tus colaboradores tanto en la recopilación de la información como en la toma de decisiones. Invertir en su capacitación y la adquisición de mayores competencias, fortalecerá e incrementará la eficiencia y eficacia de tu gestión.

4. Moderniza

Apuesta por la incorporación de tecnologías de la información y comunicación. Moderniza tu gestión al incorporar alguna herramienta tecnológica que pueda ayudarte con la optimización de procesos internos, trámites y servicios. Impulsa la automatización en aquellas áreas donde sea vital disminuir costos de operación como papelería, artículos de oficina, materiales de impresión, combustibles, energía eléctrica, telefonía o servicio de fotocopiado.

5. No pierdas el enfoque

Cada ente público tiene una tarea sustantiva por realizar, para la cual se apoya de diversas actividades. Sin embargo, no perder el enfoque de cuál es su función primordial te ayudará a decidir en qué áreas es primordial hacer un gasto y en cuáles puedes reducir los costos. Una estrategia es disminuir el gasto en contratación de personal eventual en áreas que no sean sustantivas para la prestación de servicios o restringir la contratación de prestación de servicios profesionales de personas físicas por honorarios, en lugar de ello puedes contratar servicios de personal especializado bajo la figura de Servicios Administrados.