Ecosistema Tecnológicamente Confiable

Implementar un 

ERP

más que una "Ventaja Competitiva"

 se está convirtiendo rápidamente en una 

"Necesidad Competitiva"

Por: Ingeniero Marcos García

Los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) o mejor conocidos como Sistemas Empresariales, ya no están generando un diferenciador en el mercado, pero el no utilizarlos está provocando que las empresas queden fuera de la competencia. Esto no es una novedad en el ám- bito de desarrollos tecnológicos, por ejemplo, algunos de ustedes recor- darán que el primer banco mexicano en utilizar cajeros automáticos fue Banamex en 1972. Esta innovación le permitió brindar servicios que ningún otro competidor ofrecía generando una “ventaja competitiva”; sin embargo,  con el tiempo este sistema fue imitado y se perdió el diferenciador, por lo que el cajero automático se convirtió en un servicio exigido por los clientes y en una “necesidad competitiva” para las instituciones. Con los sistemas ERP, está sucediendo algo análogo. Éstos tienen su antecedente en la Segunda Guerra Mundial, cuando el gobierno estadounidense empezó a utilizar  programas especializados para controlar la logística y organización de sus unidades  en acciones bélicas, conocidos como MRP (Material Requirement Planning). En los años 90 estas herramientas em- piezan a ser utilizadas por las empresas privadas, agregando módulos para el control administrativo, contable, financiero y comercial con lo que surge el nombre de ERP, aunque cabe mencionar que en esos momentos sólo pocas organizaciones contaban con  grandes capitales para adquirirlos, y los beneficios que brindó su implementación permitió que rápidamente se diferenciaron de su competencia. No obstante, en la actualidad contamos con muchas opciones de software en el mercado,  con ello los precios se han hecho más accesibles y el tiempo de implementación más corto, estas circunstancias facilitan a las PYMES su adquisición, logrando importantes eficiencias en su operación y en las interrelaciones con sus clientes y proveedores. Con el fin de ejemplificar las situaciones a las que se puede enfrentar una empresa que no cuenta con un ERP,  planteo el siguiente caso hipotético: Al Director General de una compañía, le ofrecen una importante oportunidad de negocios en la que estará compitiendo con otras empresas muy agresivas en su ramo, por lo que solicita a sus gerentes información de la disponibilidad de productos en almacén, producción en proceso, pedidos pendientes de surtir y costos de producción, para tomar decisiones en cuanto a la posibilidad de proveer el pedido y ofertar el precio más competitivo posible. ¿Cuántas veces esta solicitud para recopilar información no termina en una junta con todo el equipo de trabajo, cuyos datos proporcionados por cada área no cuadran entre si al final? Tomar una decisión confiable y oportuna es muy difícil cuando cada departamento trabaja con sistemas aislados que no están comunicados, y peor aún, si una parte de la información está sólo en Excel o en papeles físicos. 

Me pregunto si es posible que una empresa bajo estas condiciones tenga la oportunidad de competir contra otra en la que su Director General tiene implementado un sistema ERP, y cuenta con la posibilidad de consultar en línea desde su computadora o su tableta electrónica la cantidad exacta de producto terminado, niveles de inventarios de materias primas, pedidos por surtir, margen de contribución especifico por producto, y demás información necesaria para  tomar la decisión. Las empresas que trabajan con sistemas desarticulados enfrentan grandes desventajas en comparación de aquéllas que cuentan con un ERP, pues éstas tienen consolidada la información de todas las áreas de la organización, y cada vez que se realiza una transacción ya sea la entrada o salida de productos del almacén, la elaboración de un cheque,  la solicitud de pedido, etc.,  no requieren de realizar pólizas contables gracias a que se actualizan todos los módulos al momento. Otra ventaja importante de contar con un ERP, es que los tomadores de decisiones ya no consultan informes con  números que tienen que descifrar, pues cuentan con tableros de control que incluyen semáforos o tacómetros, los cuales indican si sus variables de negocio están en verde, en amarillo o en rojo, por lo que están en posibilidades de “navegar” dentro de la información para saber qué producto está bajando su margen, qué cliente está erosionado su rentabilidad o qué vendedor no está alcanzando su cuota, situación que les permite focalizar su atención en las áreas que lo necesitan y mantenerlas en óptimas condiciones.

Amigas y amigos empresarios, después del caso hipotético planeado,  los invito a reflexionar si el entorno de negocios, permitirá permanecer en el mercado a las empresas que operan bajo sistemas aislados y desarticulados que no proporcionan la eficiencia de un ERP.